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“大智移云”技術條件下的財務共享服務理論與提升對策研究

 

 

劉濤(總會計師) (河北省天然氣有限責任公司 河北石家莊 050000

 

 

【摘要】  2005年以來,我國一批大型企業相繼建立了財務共享服務中心,然而財務共享服務理論的研究相對滯后。移動互聯網、云計算、人工智能以及大數據技術的快速發展和廣泛應用一方面提高了會計核算的速度、質量,但另一方面也給財務共享服務的深化和應用帶來了挑戰。為此,文章研究了“大智移云”條件下的財務共享服務的內涵、特征、目標、分類及內容,并在分析我國企業財務共享服務現狀的基礎上,提出提升企業財務共享服務水平的對策建議。

【關鍵詞】   大智移云;財務共享服務;財務云

【中圖分類號】  F234  【文獻標識碼】  A  【文章編號】  1002-5812201920-0004-04

 

 

 

一、引言

2005年,中興通訊率先在深圳實施了財務共享服務,此后,海爾、中國平安、中國太保、中國電信等一批大型企業相繼成立財務共享服務中心。財政部發布的《企業會計信息化工作規范》《關于全面推進管理會計體系建設的指導意見》等文件也要求,“分公司、子公司數量多、分布廣的大型企業、企業集團應當探索利用信息技術促進會計工作的集中,逐步建立財務共享服務中心”“加快會計職能從重核算到重管理決策的拓展”。但事實上,我國的財務共享服務理論研究卻沒有跟得上實踐的迅速發展。

2013年,中國互聯網大會提出了“大智移云”這一全新概念,融合進大數據技術、人工智能技術、移動互聯網技術以及云計算技術這四種技術,“大智移云”已成為代表現代信息技術的有機整體。“大智移云”概念的提出不僅體現了這四種信息技術之間聯系的緊密性,更預示著“大智移云”信息時代的來臨。在“大智移云”技術條件下,企業集團的會計業務獲得了前所未有的技術優勢,在融合了云計算、移動互聯網、人工智能以及大數據技術后,會計核算趨于自動化、智能化和集中化,變得更加便捷、方便,企業集團可以及時處理大量復雜的會計業務,另一方面為財務共享服務的應用提供了條件,如“大智移云”等IT技術的快速發展對核算型的會計人員的需求大幅減少,原有的財務業務流程需要重新整合與規劃。因此,本文致力于研究“大智移云”技術條件下的企業集團財務共享服務理論,基于理論的研究,分析實踐中我國企業財務共享服務的現狀以及存在的問題,并從解決問題的視角切入,為企業建立和完善財務共享服務提出具有現實價值的對策建議。

 

二、“大智移云”技術條件下的財務共享服務基本理論

(一)財務共享服務的內涵及特征

對于財務共享服務的概念,國內外目前還沒有形成統一的意見。Gosgel2010)認為,財務共享服務存在的主要目標是將兼具重復和常規性特點的工作交由公司內部的某一指定機構,通過標準化、流程化的自助服務來處置。國際財務共享服務管理協會(IFSS)則認為,財務共享服務是一種將信息技術融入財務業務處理流程的分布式管理模式,它基于為內外部客戶提供專業化生產服務的視角,致力于優化組織結構、規范流程、提升流程效率,實現運營成本的降低,進而實現終極目標為企業創造價值。

依據較權威的國際財務共享服務管理協會的財務共享服務定義,本文認為,“大智移云”技術條件下的財務共享服務是一種新的財務管理方式,其實質是一種運用大數據、人工智能、移動互聯網以及云計算等信息技術,提高大型企業集團管控能力和業務處理效率,降低企業運營成本,提升客戶滿意度的分布式財務管理模式。該分布式財務管理模式具有以下特點:(1)技術性。財務共享服務的實施需要以“大智移云”等信息條件為支撐,尤其依賴于企業ERP系統、文件管理系統以及信息網絡的完善。(2)服務性。“大智移云”技術條件下的財務共享服務需要基于市場化視角,按照服務水平協議(SLA)為客戶提供滿意服務。(3)融合性。在“大智移云”技術條件下,財務共享服務將與其他共享服務如人力資源共享服務、客戶共享服務等日趨融合,其服務內容將向計劃分析、全面預算、投融資管理等高價值領域轉變,而這些高價值領域需要與管理會計和業務進行融合。(4)效益性。企業集團實施財務共享服務的主要目的是通過規范企業財務業務流程,使得財務管理成本得以降低,使得財務管控得到加強,最終實現企業效益的提升。

(二)財務共享服務的目標

1.強化集團管控,降低運營成本。企業規模的擴大和全球化進程的加速使得集團的管理費用大幅增加,協調難度不斷增大,溝通效果變得越來越差,于是,產生了財務共享服務。借助于“大智移云”技術條件,財務共享服務能將分散在各業務單位的重復性高、易于標準化的財務業務進行流程再造與標準化,并采用集中統一處理方式,因而有利于企業集團提高管控能力,降低運營成本。

2.提高業務處理效率和報告質量。在信息時代,企業的競爭優勢更多地體現在決策的及時性和有效性方面,“大智移云”技術條件下的財務共享服務能夠為企業決策提供支持。智能技術、移動互聯技術的應用可以使財務共享服務中心大幅提升業務處理效率,避免人工處理業務時出現的失誤,提高企業內外部報告及傳遞質量,從而有利于企業集團及時做出正確的決策。大數據、云計算技術的使用則使財務共享服務中心可以獲取企業業績、成本管理、公司運營等多方面的數據,由原來的結算中心、費用中心以及報賬中心變成企業的數據中心,進而為企業集團的科學決策提供數據支撐。

3.提升企業的整合能力,促進企業實現發展戰略。“大智移云” 技術條件下的財務共享服務通過規范、標準的業務流程和業務數據的共享,一方面加強了企業集團的業務整合能力,降低了集團的財務風險,另一方面使得公司集團的管理層可以將工作重心集中在公司的核心業務和企業發展戰略上。例如公司在實施收購或兼并時,因為財務共享中心的存在,財務交接和整合變得更有效率。

(三)財務共享服務的分類

財務共享服務分類建立在財務共享服務理論框架的基礎上,從不同的維度可以得到如下分類:

1.按照業務實施主體分。在“大智移云”技術條件下,企業集團的財務共享服務按照業務的實施主體可以分為內包、分包、整體外包和眾包四種類型。內包是指財務共享服務由集團建立的財務共享服務中心提供。從ACCA、德勤等公司的調查報告看,我國一半以上的大型企業都采用了此模式實施財務共享服務。但是,隨著財務共享服務中心的崗位任務越來越清晰,以及崗位虛擬化的快速發展,財務共享服務將會逐漸部分外包、整體外包或眾包給其他組織和個人。其中眾包將是“大智移云” 技術條件下的財務共享服務的發展趨勢,它是指在對財務共享服務中心的任務分解后,把內部員工或外部承包商所做的工作外包給一個大型的、沒有清晰界限的社會群體來完成。這種模式的建立意味著財務共享服務中心的組織邊界具有較大模糊性、動態性,特別需要財務共享服務中心強化安全、質量管理和風險控制。

2.按照財務共享服務模式分。目前,業界對于財務共享服務模式包含的內容爭議不大,一般認為,隨著大數據、人工智能、移動互聯網以及云計算等信息技術的深入運用,財務共享服務模式將由三部分組成,即戰略財務、共享財務和業務財務。但對財務共享服務的模式結構還存在較大爭議,一種觀點認為,三者呈金字塔形結構,戰略財務處于該結構的頂端,共享財務處于中間,主要承擔會計業務處理、財務信息管理、總賬財務報表等職能,業務財務處于底層,是最基礎的應用,具體見圖1。也有觀點認為,三者呈三角形結構,戰略財務處在三角形財務共享服務結構的頂角,業務財務、共享財務處于底角,為戰略財務的實施提供支持,具體見圖2。(圖略)

3.按照財務共享服務的發展階段分。企業的財務核算與管理模式大致經歷了傳統核算、集中核算和共享中心核算三個階段,其中,后兩個階段都屬于財務共享服務階段,對應后兩個階段,“大智移云”技術條件下的財務共享服務可以分為低水平和高水平的財務共享服務。兩者存在以下不同:(1)導向不同。前者以行政為導向,后者以客戶為導向。(2)職責不同。前者的職責是輔助行政決策和企業預算,而后者的職責是提供優質、高效的服務,并致力于運營成本的降低。(3)運作方式不同。前者主要依靠人來完成,而后者主要依靠流程和標準來實施。(4)設置的地點不同。前者建立在行政部門內部,而后者可以建立在有利于運作的任何地方。

(四)財務共享服務的內容

1.大數據技術條件下的財務共享服務。在大數據時代,財務共享服務中心可以為企業集團提供新服務與新發明所需要的資源。借助數據挖掘技術,財務共享服務中心可以得到系統、完整、全面的數據,經過處理與加工,可為企業的風險管控、業績分析、預算管理以及公司運營等,提供決策制定所需要的數據,從而使企業有機會從中發現商機。換而言之,財務共享服務中心的職能將發生轉變,不再是功能單一的結算中心、費用中心以及報賬中心,而是能為企業提供決策支持,并為企業提升價值的數據中心。財務共享服務流程是實現人員、組織協同運作的關鍵,同時也是所有業務開展的驅動因素,按照其功效劃分,財務共享服務流程可分為支持流程、核心流程以及管理流程,其中創造基本價值且構成核心業務的是財務共享服務中心核心流程。大數據技術條件下的財務共享服務中心可以借助其擁有的數據優勢,客觀地評估客戶企業的信用風險,從而降低了此類工作的實施難度,保證了財務共享服務功能的實現。因此,大數據技術條件下的財務共享服務的主要內容是業務流程管理。

2.人工智能技術條件下的財務共享服務。人工智能技術已被廣泛應用于多個行業,并且已在制造、醫療以及金融等領域形成了明晰的應用模式。隨著該技術在審計、管理會計等領域應用程度的不斷加深,財務共享服務中心的智能化也是大勢所趨,勢在必行。利用人工智能技術,可以構建業財融合的財務共享平臺和基于人工智能的財務共享平臺。

1)搭建基于業財融合的財務共享平臺。追求價值最大化是企業經營管理的重要目的。財務管理作為企業價值管理的一種手段和方法,如果不能很好地與業務進行銜接,那么生產經營中的成本費用、市場變化等信息就不能準確、及時地傳遞到財務部門,企業財務管理的價值分析與控制職能也就很難發揮作用。為此,企業迫切需要建立業財融合的財務共享平臺。“大智移云”技術條件下的業財融合財務共享平臺是將云計算、互聯網以及智能化等全新理念融入到企業的財務體系中,通過智能財務共享服務實施云端企業商城搭建的平臺。通過該平臺,企業可以實時與上游的供應商、下游的客戶進行溝通與對接,可以實現發票的無紙化,也可以實現本公司交易數據與稅務數據之間的互通互聯。另外,智能財務共享服務平臺還可以幫助公司實現對原材料以及辦公用品等零星物資的線上采購,不僅使企業間的對賬結算變得自動、透明、統一、協調,而且能夠保證交易數據的真實化。

2)搭建基于人工智能的財務共享平臺。對于任何一家企業而言,經營預測是一項十分重要的運營策略。憑借強大的學習能力、快速計算能力以及反應能力,財務智能機器人可以對信息進行自主收集,并根據對信息的綜合分析結果做出合理的經營決策與預測。因此,財務智能機器人廣泛應用于企業集團的財務管理中是一種趨勢。相比于傳統的企業經營預測方法,基于人工智能的財務管理因其可以全方位、多渠道,更加廣泛地收集企業的相關信息,能夠多角度、多層次地對企業經營所需要的數據指標進行分析與預測,因此,基于人工智能的財務共享平臺會使企業管理會計水平獲得實質性的提高。

3.移動互聯網技術條件下的財務共享服務。

1)業務審批移動化。大型集團一般擁有較多跨地區、位置相對分散的子公司,集團內的業務審批消耗了大量的人力及時間成本。為此,集團的財務共享服務必須借助于互聯網實現費用的在線審批,幫助企業管理層擺脫地域及時間的限制,同時也可實現對業務的實時管理。以采購業務涉及的審批事項為例,該審批流程主要有使用部門根據實際需求制定請購單,報請購部門經理審批;采購部經理以及企業總經理批準后進行采購;采購完成之后通過財務經理批準后支付相應的賬款,這一過程消耗了審批人員的大量精力與時間。若該流程由移動費控系統APP來實施,管理層將騰出更多的精力與時間用到更具價值的業務上。

2)費用管理移動化。大型集團的規模大,員工多,各項費用的報銷業務比較多,報賬程序多、報賬速度慢等問題普遍存在。這既傷害了各部門、員工的工作積極性,也不利于對員工進行全程、有效的監督。為此,集團的財務共享服務的費用系統與商旅系統必須與移動互聯網有效結合,以實現費用管理移動化。以差旅費報銷為例。企業業務人員在下載移動商旅費用報銷系統APP并完成登錄及相關信息設置后,就可以進行事前申請酒店與預定機票等事項,然后等待上級領導的在線審批;審批完成之后,業務人員可以通過該系統將隨時拍攝的原始票據、記錄賬單進行上傳,由財務主管完成對報賬的實時處理。這種充分利用移動互聯網技術幫助業務人員實現“即報即批”的費用報銷系統,既提高了報賬的效率,節省了報賬時間,又促進了交易流程與費用記錄透明程度的提升。

3)運營管理移動化。目標管理、績效管理是科學管理的重要方法與手段,公司的運營管理同樣需要充分借助于這兩種方式。為此,集團的財務共享服務應當在移動端構建財務共享服務運營管理體系,使員工可以通過移動終端了解企業設立的目標,借助交流論壇實現與管理人員的實時溝通,進而了解本人需要努力的方向及改進之處;也可以使員工借助于移動互聯網終端應用,隨時查看績效考核情況,完成在線申請任務調整、請假以及考勤等。在運營管理移動化的過程中,企業集團還可以利用微信平臺中的訂閱號、企業號及時地向企業的內外客戶提供咨詢,以便于客戶及時獲取財務共享服務。

4.云計算技術條件下的財務共享服務。隨著財務共享服務中心的崗位任務越來越清晰,以及崗位虛擬化的快速發展,財務共享服務將會逐漸部分外包、整體外包或眾包給其他組織和個人。由此可能會帶來業財融合分離的情況,甚至會剝離已有的融合性。為此,企業集團的財務共享服務平臺需要演變成企業整體信息系統的有機組成部分,需要和企業外部的環境系統進行有機的集成。即將財務共享服務中心和各分子公司的ERP系統整體遷移到云上,借助于云平臺來交換公司之間的相關信息,由此形成了云計算技術條件下的財務共享服務,詳見圖3。(圖略)

三、“大智移云”技術條件下的我國財務共享服務現狀及提升對策

按照財政部《企業會計信息化工作規范》《關于全面推進管理會計體系建設的指導意見》提出的要求,國際“四大”之一的安永會計師事務所在2015年對我國公司財務共享服務現狀進行了一次調查,調查結果顯示,我國企業的財務共享服務主要在費用報銷、應付賬款、總賬、應收賬款、現金結算、財務報告、資產核算、成本會計、薪酬福利、供應商管理、稅務報告、預算管理方面實現了共享,企業財務共享服務中心承擔的業務主要是與費用報銷、會計報告等相關的交易性業務,發揮的職能仍然是傳統的財務會計職能,并沒有實現由結算中心、費用中心、報賬中心向企業數據中心的轉變,總體來說,這種財務共享服務的層次較低。基于“大智移云”技術條件下的財務共享服務基本理論,結合上述現狀和問題,本文提出三點建議。

(一)持續優化業務流程

“大智移云”技術條件下的財務共享服務是充分利用現代信息技術實現的高層次財務共享服務,該層次的財務共享服務特別強調業務流程的標準化和規范化。為此,我國企業應大力進行業務流程再造,借助于云平臺,使各業務單位的業務系統與財務系統形成互助協同的關系,使財務決策與分析成為會計核算的中心。此外,還應對集團財務人員職能進行再分配,讓業務素質高、財務技能強的財務人員負責子公司項目,讓負責財務決策的相關人員從事總部財務工作并對子公司財務進行管理。

(二)建立數據安全機制

“大智移云”技術條件下的財務共享服務中心具有模糊化、動態化、智能化的特點,這給共享中心的內部管理特別是質量管理、風險控制帶來了巨大挑戰。為此,企業必須建立、健全數據安全機制。首先,應當強化網絡安全意識,針對木馬感染、病毒攻擊以及外部網絡的非法入侵提前做好防范措施。企業集團一方面可以通過外聘信息安全領域的網絡專家、優秀人才來防范,另一方面也要不定期地進行網絡殺毒、軟件升級,使網絡風險發生概率得到有效降低。其次,應嚴格限制云平臺訪問者的業務范圍與權限。為區別云系統中不同用戶的操作范圍,還應對其進行認證與授權。最后,還應采用不同的方式對數據進行加密,使其在存儲的過程中實現隔絕。在外包業務快速發展的背景下,應將對外出租的服務器與自身使用的服務器嚴格區分開來,同時在網絡區域中劃分出外部企業與企業自身的云服務,以便針對不同數據進行分開管理。

(三)盡快制定相關法律法規

首先,相關部門應在充分調查、分析和論證的基礎上針對云信息安全制定一套完整的法規,使財務云服務的運行方式符合相應的法律規范。其次,強化政府干預作用。在財務云服務發展過程中,政府應對財務云服務供應商的從業資格進行嚴格審批,同時,還應對財務云服務供應商從業過程進行嚴格監督,以保障財務云服務的安全。最后,為保證信息的公允性還應基于第三方商業平臺建立監督機制,以實現對財務云服務提供商資格的定期審核,及時解決實踐中出現的問題。Z

 

 

 

【主要參考文獻】

1      周建偉.得力公司“輕資產”模式財務共享中心建設[J.會計之友,2016,(20.

2       GospelH.SakoM.The unbundling of corporate functionsThe evolution of shared services and outsourcing in human resource managementJ.Industrial and Corporate Change2010193.

3       畢研芬.基于業財融合理念的企業財務共享服務中心的構建[J.商業會計,2019,(13.

 

 

封面人物:

 

 

劉濤,男,注冊會計師,高級會計師,現任河北省天然氣有限責任公司總會計師。具有30多年財務及集團財務管控經驗,對天然氣行業、新能源產業、電子制造行業財務管理擁有獨到見解,在河北省天然氣有限責任公司主持財務共享中心的構建與實施,制定多項天然氣行業財務管理政策,對集團財務具有豐富的管理經驗。在國內多家期刊發表學術論文多篇。研究領域:財務管理、內部控制和風險管控等。

文章刊登于《商業會計》2019年10月第20期

“大智移云”技術條件下的財務共享服務理論與提升對策研究.pdf

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