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財務共享服務與流程再造應用研 ——以ZY證券公司為例

 

王濤(中國銀河證券股份有限公司四川分公司 四川成都 610000

 

【摘要】  證券公司為了應對經濟新常態下日益激烈的競爭,紛紛加快金融科技創新的步伐,在此背景下,財務共享服務作為融合科技創新、實現戰略突破的切入點和重要支撐,成為解決財務管理問題、提升企業價值的重要方案。文章以ZY證券公司實施的財務共享服務為案例,從財務流程再造的角度進行解析研究,結合證券行業特征,運用最新云計算技術與RPA技術(機器人流程自動化)整合業務系統、財務系統與技術系統,使其財務共享服務科技含量更高且獨具特色,對財務流程的優化與再造效果顯著,提高了財務管理的自動化、集成化、集約化水平,實現了管理方式轉變和財務競爭力提升。

【關鍵詞】  財務共享服務;財務流程再造;云計算;智能核算

【中圖分類號】  F232  【文獻標識碼】  A  【文章編號】  1002-5812201921-0066-05

 

一、財務共享服務應用的背景和意義

進入新時代,我國資本市場在發展的過程中面臨著日益復雜多變的國內外形勢,同時隨著云計算、大數據、人工智能、區塊鏈等信息技術浪潮的迭起,證券公司融合科技創新手段實現競爭力提升的需求日益迫切,而財務共享服務作為新技術的集中呈現,其現實應用效果已被眾多案例廣泛證實,成為改善財務管理模式弊端、提升財務競爭力的重要路徑。

財務共享服務是通過在一個區域或組織整合人員、流程和技術等核心要素,將具有規模經濟屬性的資源集中到共享服務中心進行處理,從而實現降低成本、提高服務質量、改善管理效率、促進核心業務發展、整合資源實現戰略支撐等目標(Andersen1997Lusk1999;張瑞君,2010)。財務共享服務是實現企業集團內流程標準化和精益化的一種創新手段,也是企業整合財務運作、再造財務流程的一種嶄新的制度安排(Fahy2005)。財務共享服務的本質是流程的共享(Lusk1999),其實施必須服從流程再造理論的精髓。

隨著信息技術的進步和發展,財務共享服務已經不再局限于集中處理財務中標準化、重復性、共有的業務,對財務流程的分解再造呈現出從簡單到復雜、從共性到個性、從風險導向到價值導向的變化特征,在這個過程中不僅企業的管理效率實現巨大飛躍,其創新水平及價值創造能力也明顯提升,財務工作的核心角色也隨之發生變化,基礎會計核算越來越多地交由智能化程序處理,管理職責日益重要,對企業的戰略轉型及發展具有重要作用。在移動互聯網和云計算技術應用日漸成熟的背景下,圍繞財務共享服務中心構建的信息生態圈在流程優化方面所展現出的作用更加巨大,可以實現更廣泛的數據集成,從而引發財務信息化的創新變革,進一步推動企業集團財務流程的再造進程。企業集團如何順應發展趨勢構建適合自身業務特色的財務共享中心,如何運用新技術打破系統壁壘、完善企業財務流程、達到企業內外部資源和數據信息共享的目的,創新和完善企業財務管理模式,降低運營成本,顯得日益重要。

作為資本市場重要組成部分的證券公司在快速發展的同時也面臨著經濟新常態下的諸多新挑戰,證券公司具有分支機構數量多、業務流程復雜、人力成本高等特點,使其傳統財務管理模式下各業務單元面臨財務管理成本高、運營效率低、財務信息質量參差不齊等諸多財務管理問題,對實施流程再造改善財務管理質量有著迫切需求,通過共享服務應用的諸多成功案例證實其可以成為證券公司解決財務管理問題的創新手段。本文通過對ZY證券公司利用云計算與RPA技術等科技手段改造升級的財務共享服務進行研究,側重從財務流程再造的角度深入剖析,探索財務共享服務對流程再造的積極意義,分析證券公司如何運用信息化手段提升財務管理集成化、集約化、自動化水平,并促進公司實現資源整合,業財融合。

二、財務共享服務實施前財務流程再造設計步驟

在實施財務共享服務前關鍵是要對各項管理流程進行分解優化并重新設計改造,使其符合財務共享中心的結構特征和運行要求。根據流程再造理論中提到的相關設計步驟,ZY證券公司在實施財務共享服務前對核心財務流程分階段進行重新優化設計,按照以下步驟逐步展開工作。

首先,對既有財務管理流程進行梳理分析。通過分析梳理現有財務流程,篩選出合適的共享財務流程進行優化再造。通常業務量大、標準化程度較高、頻繁重復發生的業務適合采用共享服務,ZY公司主要的財務管理流程中涉及到的不同方面(諸如費用報銷、資金管理、結算管理、會計核算等)標準化程度較高,易于在實施財務共享服務前期進行流程設計再造。通過對現有財務流程的優化需求進行充分調研論證,優先分析已篩選出的財務流程并預測實施財務共享的成本效益比等,對既有財務流程進行梳理分析是成功實現流程再造的前提條件。

其次,對梳理選定的標準化程度高的財務流程進行優化設計。經過詳細分析之后,公司上下各業務單元根據實際需求及財務共享預期目標對梳理確定的財務流程和管理制度進行優化和再造。標準統一的流程制度是這一階段成功實施的關鍵因素,嚴格按照標準統一的制度和管理要求執行財務流程,進一步提高財務管理效率,逐步向集約化、集成化管理目標邁進。

再次,強化對標準財務流程的全面執行。標準財務流程設計完成之后,利用信息管理系統為載體落實到公司各業務部門,落實到具體執行環節遇到的流程執行與設計的沖突矛盾問題,也可以通過不斷反饋解決,最終使得流程更加切合實際管理要求。標準財務流程由設計向實施過渡的過程中產生的管理沖突、人員溝通協調不暢以及信息系統技術漏洞等問題值得關注。標準流程測試與落實的過渡環節,需要確保其他業務的正常有序開展。

經過以上三階段對財務流程的梳理和優化設計,ZY證券公司制定了標準統一規范的財務管理制度,各業務單元強化執行標準財務流程,財務共享理念深入企業組織文化,從而為下一階段實施財務共享服務并提高業務財務融合水平夯實了基礎。

三、財務共享中心的結構特征與實現功能

(一)財務共享中心的結構特征

在財務共享服務實施過程中,搭建適合公司戰略目標和組織結構特征的共享平臺是至關重要的一步。ZY證券公司通過對財務共享服務中心構建的不斷探索和優化,整個系統架構目前已經相對穩定可靠,可將其分為前臺、中臺和后臺三部分(如圖1所示)。前臺通過對不同業務系統的鏈接實現數據集成,后臺主要是信息技術對整個共享服務平臺的基礎支撐,中臺則更多由財務系統承擔并發揮財務管理作用,利用后臺技術支持,對前臺數據整理核算分析,實現財務共享作業。

目前ZY證券公司主要的企業管理信息系統是金蝶EAS系統,其財務系統涵蓋了主要的財務功能模塊,包括總賬管理、資金管理、應付應收、資產管理、預算管理等等。財務系統已經實現與營銷管理系統、證券交易結算系統和OA系統等內部業務系統對接,并逐步接入商旅平臺、稅務局系統、銀行系統等外部系統,系統平臺的云端化確保業務流程能夠跨系統運行,對各系統之間的信息進行有效整合,充分發揮各個信息系統的協同效用,實現各業務單元之間數據的共享。

隨著移動互聯網、云計算、人工智能等新技術的運用以及公司戰略的不斷調整,ZY證券公司財務共享服務也在不斷演進,從最初實施財務集中到后來發展到費用共享、多組織業務審核的共享,現階段ZY證券公司的財務共享服務的主要亮點特征是全面共享、智能共享與精益共享服務的共存:全面共享,即全業務流程共享,云計算技術的應用大大拓展了系統集成范圍,實現財務系統模塊與商旅系統、稅局系統等內外部業務系統對接,發揮資源優勢互補的協同效應,各業務流程之間的壁壘不復存在,系統集成化水平顯著提高;智能共享主要體現在以RPA技術為代表的新技術手段的運用,嵌入流程自動化程序可以實現一鍵式智能核算、智能審核、智能合并報表,另外在銀行對賬、銀行回單智能匹配方面都比以往操作更高效,系統自動化水平顯著提高;精益共享主要是通過任務管理與運營管理對任務進行有效分配處理,加強質量管控、信用管理,對存在的問題和客戶滿意度及時有效反饋,并采取必要整改措施,對各項任務的精細化管理使得系統集約化水平顯著提高。

(二)財務共享中心的應用技術功能

財務共享平臺后臺技術主要由應用技術工具與基礎信息技術系統兩部分構成,應用技術工具實現的技術功能主要體現在以下幾方面:

1.影像管理功能。影像管理系統是財務共享中心的關鍵技術,其對網絡報銷的實現具有重要支撐作用,滿足不見單支付的管理要求。未采用影像管理系統前,ZY證券公司需要業務報銷人員將紙質單據傳遞到分支機構和營業網點的財務部門,存在單據傳遞時間長、效率低、成本高的問題,采用影像管理系統后,會計單據保管在證券營業部,無需傳遞紙質單據到財務部門,財務人員只需要完成對影像資料的審核即可,上述問題迎刃而解。

2.條碼功能。共享中心引入條碼功能作為線上與線下的接口,通過條形碼關聯并查詢所有原始單據信息,成為實物流與電子流的橋梁,融合線上線下業務,解決實物單據與電子單據無法有效關聯的問題。

3.智能識別功能。根據ZY公司要求,業務人員需對發票的真實性負責,報銷前會對發票進行真偽驗證和合規檢查,在該功能上線之前,需要先在稅務局發票查詢系統對增值稅發票進行真偽驗證,效率較低。智能識別功能開發成功后,通過利用發票云系統掃碼+拍照功能,接入稅務局發票查詢系統,實時獲取發票信息,高效解決了發票的合規問題。另外,影像管理系統對接發票云系統,又可以實現對增值稅發票統一集中管理。

4.網絡簽批功能。ZY證券公司利用電子簽批功能作為網絡報銷支付功能的內部控制措施,可以有效彌補線下單據審批流程節點無法掌控、處理不及時等問題。通過上線網絡簽批功能,ZY證券公司業務流程不斷優化,操作步驟得以精簡,審批環境限制性減弱,審批程序前移,支付效率提升。網絡簽批功能的安全性已經被研究論證,具有可追溯、強認證、防篡改的特性,能固化審批機制,完善內部控制流程。

5.銀企直連功能。公司通過協議與銀行實現直連,與企業財務系統緊密集成,支撐了資金業務迅捷處理。證券交易資金可以實現在客戶、證券公司、證券交易所、證券登記結算公司、銀行之間的高效流通,日常費用報銷在網報流程結束即可實現實時劃款,審單功能前置,省去了資金出納崗劃款前的賬戶核對工作流程。

6.云計算技術。財務共享中心運用云計算技術、網絡加速技術、內存緩存技術等,極大提升了系統性能,保障操作的可靠性。財務共享系統可以承載多組織節點同時在線順利流暢操作,各業務系統協同性提高,電子檔案傳遞及調閱速度快,效率高,并突破了存儲空間局限性的問題,使得各系統集成更加廣泛。

7.RPA技術(機器人流程自動化技術)。RPA技術是通過基于計算機程序設計以及編碼規則的軟件來將手工活動進行自動化處理的一種技術,具有處理高度可重復性任務、規則明確、模擬人工操作等特征。通過內置流程自動化程序,共享服務基本實現智能審單、智能付款、智能核算以及自動付款的功能。

ZY證券公司通過流程調整、功能優化和系統整合,在原有系統和功能基礎上,加強對相關新技術工具的運用,構建了集財務業務技術為一體的財務共享信息系統平臺。 

四、財務共享服務對財務流程再造的典型應用

財務共享中心基本架構與各項功能有效協同組合,為財務流程的優化再造提供了重要支撐,ZY證券公司結合本行業與自身經營特征對財務流程各個方面都進行了整合優化。

(一)網絡報銷

網絡報銷是財務共享服務為財務流程再造實現的的重要成果之一,是財務流程的重新設計與優化,員工網絡費用報銷可以避免因為紙質單據傳遞帶來的弊端而影響業務開展積極性,財務人員審核單據、憑證整理等基礎工作量大大減輕,財務效率得以提高,財務核查風險得以降低。

ZY證券公司財務共享服務通過端口集成發票云系統、影像系統、網絡報銷系統、銀企互聯與會計核算系統,實現報銷流程的升級再造,具體網絡報銷流程:員工首先在網絡報銷系統中提交事前費用申請,業務領導審批通過后開展具體業務,業務完成取得相應發票等原始單據;然后通過發票云系統完成發票掃描或拍照上傳,發票云查驗通過的發票會同步到網絡報銷系統,發票真實性得以保證;員工上傳完成其他單據之后,業務領導進行審批,財務人員對影像資料完成審核,審核通過后利用系統與銀行之間的端口完成實時或定時付款;付款完成系統推送記賬憑證到會計核算系統,實現智能會計核算,同時銀行電子回單會智能匹配到每一筆付款憑證(如圖2所示)。

 

以上是關于無紙化網絡報銷的主要流程,同時在現行會計制度下紙質單據還是應當妥善保管的必要證據,條形碼作為唯一關鍵識別標記成為電子單據與紙質單據間關聯關系的紐帶。員工提交網報后生成唯一關鍵識別條形碼,通過打印含條形碼的封面,與實物單據一起存放在營業部,以便備查,無需交由財務保管。電子單據如需補充,可通過掃描實物單據上傳影像系統,系統自動識別條形碼,對掃描影像自動分組匹配到相應的網報單據。

員工通過網報系統上傳影像單據代替紙質單據,有關領導通過查看影像單據審批費用報銷,財務通過查看影像完成審核,從而實現整個報銷流程的高效處理,減少紙質票據打印、整理、郵寄等繁雜工作。財務共享服務的實施對費用報銷流程的技術改造具有質的變革,徹底改變了傳統實物報銷流程,解決了傳統報銷方式下在單據傳遞和檔案整理過程中的風險和合規問題,實現了電子流、數據流、實物流的融合。

(二)智能核算

智能核算,利用后臺任務調度,定義單據審核通過后,自動生成憑證,定時記賬、結賬。對單據審核后的任務,實現了智能化的打包處理,大幅提高憑證自動化程度。證券公司經紀業務交易具有數據量大、流程標準化程度高的特點,技術和結算人員通過配合協作對結算交易數據包進行智能化處理,按記賬規則自動生成記賬憑證,該業務基本實現會計核算無人化,只需要少量技術人員對交易數據包的操作維護,就可以準確實現數百家營業部海量交易數據的會計核算,大大節省了人工進行賬務處理核算的時間和成本。通過共享平臺實現財務系統與證券交易系統的集成實現交易數據集中處理,依賴于業務系統的安全性,其經紀業務會計核算信息也具有高度可靠性的特征。

對于非經紀業務的日常會計核算,支持記賬憑證的一鍵操作處理,財務共享系統通過端口與內外部業務系統相關聯,無論是工資發放、納稅申報還是費用計提等標準化業務流程都可以通過預置程序和不同個性化核算方案實現自動會計核算的操作,避免人為操作失誤造成的錯漏行為,提高記賬處理效率和質量。

(三)資金管理

ZY證券公司總部對資金進行集中統一管理,各營業部對資金的使用根據不同的業務類型按照不同標準規范流程設計。對經紀業務中的客戶資金與自營業務中的自有資金兩類不同性質的資金嚴格分離,確保客戶資金的安全性,防止損害客戶利益的行為發生。之前在一級法人清算模式的證券交易結算制度下,交易資金在客戶、證券公司總部、證券公司營業部、證券交易所、證券登記結算公司、受托銀行等六個參與主體間流動,隨著財務共享服務水平的提高,其證券交易結算流程發生變化,資金集中到總部統一管理,各營業部網點不再涉及交易資金的流動,甚至規模比較小的營業網點可以不再設置自有資金賬戶,只保留小額零星備用資金,利用網報系統負責日常的費用報銷。通過資金管理系統優化和流程再造,ZY證券公司資金使用效率有很大提升,資金流動的安全性得以保障,營業網點違規使用資金的風險降到最小化。

(四)電子回單管理

網上銀行雖然在一定程度上滿足了客戶打印銀行回單的需求,卻存在以下弊端:一方面,電子回單信息與業務系統、總賬系統無關聯,需要人工核對匹配進行歸檔,耗時耗力且容易出現錯漏。另一方面,網上銀行的數據只能反映某一家銀行的一個銀行賬戶數據,無法跨銀行、多賬號進行下載與打印。

ZY證券公司財務共享系統電子回單模塊通過端口與銀行關聯,實現自動下載、自動存儲、自動清分匹配。利用查詢功能可以查詢總部以及各營業部在不同銀行的各類資金收支明細,并可實現電子回單與相應核算憑證的自動匹配,通過加蓋銀行電子印鑒章,電子回單真實性及可認證性得以保證。整理回單這項人工操作環節直接取消,從而節約了財務人員大量時間和成本,也避免了人工匹配回單造成的差錯和遺漏。

(五)電子檔案管理

傳統的紙質會計檔案管理模式具有諸多弊端,保管時間長、占用空間大,而且打印整理粘貼會計原始憑證的效率被普遍詬病。財務共享服務模式下的會計檔案管理采用的是紙質和電子會計檔案的雙重載體形式,并在條件成熟時逐步向單純電子會計檔案管理形式過渡。通過影像管理系統,公司總部及各營業部將各類數據信息上傳存儲至云端,減少了紙質會計檔案的數量和人工整理時間。另外,影像管理系統可以對電子檔案自動分類管理,各營業部將原始單據掃描上傳后,系統會根據每份原始單據對應的條形碼自動與記賬憑證進行匹配,大大提高后期會計檔案的管理效率。

會計檔案存儲形式電子化,檔案資料易調取、易分類歸檔、不易損壞疏漏,財務管理規范化水平得以提高,從而能進一步豐富審計稽核手段并節約審計成本。

(六)稅務管理

通過構建稅務管理平臺,接入稅控系統、發票查詢系統、稅務局納稅申報系統等,融合內外部稅務系統,實現準確自動算稅、納稅申報及稅金扣繳,提升涉稅事務處理效率,充分利用稅務處理系統的數據,降低錯漏頻率,基于稅務法規要求,監控對比納稅情況,建立稅務風險監控體系業務事前、事中和事后監控,配合公司目標降低稅務風險(如下頁圖3所示)。

(七)智能財務分析與預算管理

通過預置各類分析模型,根據企業個性化需求進行配置,將財務系統、業務系統、證券市場數據整合,生成不同維度的管理報表,利用大數據分析技術對不同報表進行數據挖掘和智能分析,為不同層級使用者提供更加及時、實用、可視化的報表數據,快速洞察市場變化與公司經營狀況,支持高效決策,避免財務數據過去時的尷尬。

ZY證券公司基于全面預算理念,強化全員全過程的預算管理,利用預算管理模塊,實現公司預算管理與營銷管理系統的全面協同,通過與業務數據的集成管理,使得公司能夠實現事前、事中、事后全流程預算管控,形成預算制定-預算執行-預算監督-業績考核的管理閉環。

綜上分析,ZY證券公司的財務共享服務一方面實現自動化的應用,自動識別審核、智能核算、智能分析,并引入電子發票、電子回單、電子檔案等電子化手段使財務系統逐步向自動化、智能化的階段過渡;另一方面系統集成化水平提高,業務系統之間的壁壘逐步打通,對公司內外部的業務和財務數據進行整合和集成處理;再一方面財務流程中間環節不斷精簡,將企業管理制度與流程內置于系統,減少不必要的人工干預,縮減人工處理時間,財務工作更加高效。

五、財務共享服務模式下財務流程再造的應用成效

(一)有效降低財務管理風險,加強集團管控力

ZY證券公司利用共享服務加強對各項業務規范管理,制定各項符合信息化條件下的內部控制管理制度,對各項財務數據和財務管理活動進行實時全流程監控,從內控設計與運行兩方面對公司財務管理流程的安全可靠性加以保障,有效防范各類風險的發生,集團總部的管控力不斷強化。

(二)有效降低財務管理成本,提高財務管理效率

ZY證券公司共享服務模式下,依靠系統自動化程序對標準化流程化基礎會計核算業務進行批量處理,傳統基礎會計工作逐步被替代,財務人員編制不斷被壓縮,有效降低人力資源成本,提高業務的整體處理效率。另外,總部的資金管理權實現集中,對各分支機構和營業部門的資金實行統一運營、集中管理,提高資金的使用效率和市場議價能力。

(三)有效保障財務數據真實性,提高財務信息質量

將統一規范的財務規則嵌入財務共享系統中,實時監控系統業務處理,減少人為操作失誤帶來的風險,信息數據的可實時獲取,解決了傳統會計信息系統模式下數據獲取時效性差的問題,數據的自動歸集保證了財務信息的真實性和可靠性,從而提高公司整體財務信息質量,為決策者決策提供可靠的保障。

(四)有效整合數據資源,提高公司業財融合水平

云計算技術的運用拓展了數據集成的外延,各業務系統之間可以架起高效運行的橋梁,業務數據整合效率提升,為大數據分析奠定基礎,特別是各分支機構基礎會計核算集中統一處理后,部分財務管理人員角色職能開始轉型,積極參與到數據分析工作上來,深度參與業務的運營管理,充分發揮財務業務的協同效應,使財務與業務聯系更加密切,對市場變化的反應更敏捷。

六、總結與展望

ZY證券公司實施的財務共享服務,經歷了從最初的財務集中到費用共享、多組織業務審核的共享,再到現在全面共享、智能共享與精益共享的發展階段,財務管理流程的優化再造效果顯著,財務競爭力不斷提高,對于證券公司創新發展方式,提高核心競爭力產生重要影響。

在數字化智能化發展的趨勢下,財務共享服務已經不僅僅局限于對財務簡單、重復、標準化的流程進行處理,逐步向支持靈活性、可擴展性的高價值財務流程工作進階,促使財務管理由核算型管控型”“服務型”“價值創造型轉變,對證券公司實現線上線下資源整合、業財融合具有越來越強的支撐作用。

與此同時,財務共享服務智能化水平的提高,對普通財會人員的職業發展會帶來重大影響,傳統財務工作開始逐漸被財務機器人所替代,在這種形勢下財會人員需要不斷提升業務能力,提高業財融合和價值創造水平,實現財務管理轉型升級。J

 

 

 

【主要參考文獻】

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6 ]程平,萬家盛.大數據時代財務共享服務中心云平臺的構建及其應用[J.商業會計,2015,(15):20-22.

 文章刊登于《商業會計》2019年11月第21期

財務共享服務與流程再造應用研究.pdf

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